N Newsletter
Wdrażanie nowoczesnych metod pracy w administracji publicznej

Realizując projekty z zespołami z JST (jednostek samorządu terytorialnego) sporo się nauczyliśmy o tym wycinku gospodarki. Dziś chciałabym podzielić się z Wami kilkoma naszymi obserwacjami i pokazać dlaczego JST i design thinking pasują do siebie.

Ludzie z misją
Często mówimy o design thinking, że to „ludzka metoda”. Jest ku temu parę powodów; po pierwsze - wymaga wsłuchania się w prawdziwe potrzeby użytkowników; po drugie - bazuje na współpracy między różnymi specjalistami; i po trzecie wspiera współtworzenie z samymi zainteresowanymi.

I co to ma wspólnego z samorządem? Okazuje się, że bardzo dużo. Czasem pozory i stereotypy mogą wpływać niekorzystnie na postrzeganie pracowników administracji. Podczas naszych wielu projektów przekonaliśmy się, że do samorządów trafiają w przeważającej większości osoby z prawdziwą misją rozwiązywania problemów mieszkańców. Zespoły, z którymi mieliśmy szczęście pracować, zarówno w wielu projektach gov_LAB, jak i obecnie gov_TECH, składają się z wspaniałych, otwartych głów, chętnych do poszukiwania sposobów na radykalne ulepszenia i uproszczenie pracy. Być może w systemach pracy pokutują jeszcze zaszłości z poprzedniej epoki i elementy zarządzania nie przystające do dzisiejszego, zwinnego podejścia. 

Pokazanie mniej sformalizowanych metod poszukiwania rozwiązań i nauczenie prostych narzędzi współpracy wspiera samorządowców w ulepszaniu rzeczywistości.


Zmiana perspektywy
Wraz z rozwojem idzie coraz większa specjalizacja i wyższy poziom eksperckości. To dotyczy wszystkich obszarów gospodarki, nie tylko firm, ale również samorządów. Mimochodem powstają nowe coraz bardziej wyspecjalizowane komórki. To jest bardzo potrzebne, bo umożliwia zwiększanie wiedzy i kompetencji obecnych w organizacjach, ale jednocześnie może powodować oderwanie od realnych potrzeb użytkowników systemu. Zarządzanie ofertę na wiedzy jest nam wszystkim bardzo potrzebne, a często, szczególnie w większych organizacjach, zaczyna brakować metod na „uziemianie”.
 

Design thinking oferuje sposoby/narzędzia na szybkie weryfikacje podstawowych założeń. Pracując na zlecenia Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej w 2020r nad dużym projektem rekomendacji co do sposobów wspierania przedsiębiorstw w nowej perspektywie finansowej, korzystaliśmy z feedbacku przedsiębiorców na każdym etapie projektowania instrumentów. Wniosły one wielką wartość do ostatecznych rozwiązań. Takie częste wracanie do użytkowników pozwala wprowadzać mikro ulepszenia do programów ekspertów. Często są to ulepszenia związane z komunikacją czy przestawieniem nacisku na inną wartość dla odbiorcy, co powoduje, że dany instrument wsparcia zwiększy swoją efektywność.

 

Nawyki związane z trybem pracy indywidualnej vs. zespołowej
Z naszych obserwacji wynika, że kultura pracy zespołowej jest mniej obecna w administracji, a szeroką ławą wchodzi za to do sektora firm. Potrzeba zwinności wynika z coraz szybciej zmieniających się realiów rynkowych. A skoro firmy będą działać coraz szybciej, zmiany te nie ominą administracji. Nie jest możliwe, żeby te dwa nurty płynęły osobno.

Nastawienie na realizowanie własnych, z góry określonych zadań będzie wypierane przez szybsze i bardziej kreatywne podejście do ciągłego ulepszania metod. Często podczas wspólnych projektów słyszymy, jak spowalnianie są procesy przez czekanie na decyzje czy informacje z innego działu. Tworząc celowy zespół projektowy i uzgadniając wspólne spotkania w projektach zwiększamy komunkiację bezpośrednią i często minimalizujemy czas podejmowania decyzji do decyzji do zera. 

Pomaga w tym również kultura eksperymentów (testowania rozwiązań) na małych grupach. To nie dyrektor musi podjąć arbitralną decyzją jak działamy, a dane nam dadzą odpowiedź. 

Podsumowując, widzimy wiele elementów metody design thinking, które sprawdzają się w administracji nawet z większym efektem „Wow!” w administracji niż w firmach. Na bazie naszych doświadczeń stworzyliśmy dedykowaną edycję Kursu Moderatora Design Thinking dla administracji publicznej. Sprawdź szczegóły i terminy tutaj.

AUTORZY

Iwona Gasińska-Mulczyńska

WŁAŚCICIELKA DESIGN THINKING INSTITUTE. Business designer, specjalizuje się w budowaniu strategii innowacji firm. Strateg biznesu wspierający firmy w zakresie tworzenia i wdrażania planów rozwojowych. Odpowiada za prowadzenie programów dla właścicieli i zarządów budujących kulturę innowacji w firmach z różnorodnych sektorów gospodarki. Pracuje zarówno z MSP jak i z korporacjami, m.in. Black Red White, Lorenz-Bahlsen, Met-Life, Vorwerk, Swiss Krono.

„5 kreatywnych rytuałów" - przewodnik do twórczej odwagi

Zapisz się na listę odbiorców naszego newslettera z cotygodniowymi inspiracjami, a w prezencie otrzymasz 5 rytuałów wspierających budowanie kreatywnych nawyków.

size: xs
size: sm
size: md
size: lg
size: xl
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Ta witryna korzysta z plików cookie, aby poprawić usługę i dostarczyć dopasowane reklamy. Korzystanie z tej witryny jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na wykorzystanie plików cookie. Zobacz naszą Politykę plików cookies.