Trzy sprawdzone narzędzia pracy moderatora design thinking on-line (i nie tylko)

Właśnie mija rok od kiedy w Design Thinking Institute pracujemy zdalnie. Realizujemy w tym trybie zarówno warsztaty, procesy, jak i szybkie sesje z narzędziami. Wspólnym mianownikiem jest metoda design thinking. Dzisiaj wracamy po roku testów z listą trzech sprawdzonych narzędzi on-line. Do każdego wskazuję zastosowanie, mocne i słabe strony, no i ulubione funkcje.

1. GOOGLE JAMBOARD, czyli proste narzędzie idealne na szybkie sesje.

https://jamboard.google.com/

Jeśli szukacie intuicyjnego narzędzia, które pomoże Wam w zmapowaniu efektów sesji kreatywnej albo wniosków w ramach spotkania, czy stworzenia szybkiego moodboardu to Google Jamboard może być odpowiedzią.

Jak to działa: po otwarciu widzimy planszę, coś na kształt wirtualnego flipcharta który możemy zapełnić: karteczkami kolorowymi, rysunkami, zdjęciami czy prostymi kształtami albo polem testowym. Jeśli masz konto Google to dodatkowo jest to narzędzie bezpłatne.

Plusy: jako, że dużo osób miało wcześniej do czynienia z pakietem narzędzi Google typu Dokumenty, Prezentacje czy Kalendarz to sam wygląd rozwiązania jest dość intuicyjny. Także narzędzie ma tak zwany niski próg wejścia. Nawet w grupach, które nie były silnie osadzone technologicznie bez większych wstępów zaczynała się praca z narzędziem.

Do czego można wykorzystywać narzędzie: 

• listy pomysłów zarówno w ramach sesji kreatywnej jak i na codzień w czasie szybkich spotkań
• mapowania prac zespołu na dowolnym etapie
• Burzy Mózgów pisanej (wtedy każdy z uczestników pracuje na swojej ramce)
• jak macie szybki warsztat i nie chcecie tracić czasu na wdrażanie bardziej zaawansowanego narzędzia (dobrze wtedy przeznaczyć jedną ramkę na jeden etap)
• moodboard’y na etapie Prototypowania

Uwaga na:

• Jamboard ma dość ograniczoną powierzchnię ramki, więc uważaj na czytelność. Jeśli potrzebujesz z zespołem popracować na większej ilości elementów to może lepiej sięgnąć po np. MIRO
• ustawienia udostępniania – sprawdź czy zmieniłeś i każda osoba mająca link może edytować. Często potem pojawia się zamieszanie jeśli wysyłamy plik a uczestnicy nie mogą w niego wejść.

Ciekawostka:

• Google Jamboard został przygotowany jako element fizycznego urządzenia, w które można wyposażyć salę warsztatową.

 

2. MIRO – jeśli potrzebujesz nieograniczonej przestrzeni

https://miro.com/

Szczerze powiem, że do testowania MIRO i MURALa (czyli bardzo zbliżonego rozwiązania) zabierałam się wiele miesięcy przed lockdown’em. Szukając narzędzia, które pozwoli mi na zapis cyfrowy tego co dzieję się na warsztatach czy tworzenie schematów, albo templatek narzędzi. Dopiero rzeczywistość prowadzenia warsztatów on-line wymusiła 😉 pracę w MIRO, z czego się bardzo cieszę. Szybko okazało się, że jest to bardzo przydatne narzędzie, które pozwala na efektywną kolaboracje kreatywną. A w skrócie jest po prostu nieograniczonym flipchartem, który dzięki bardzo rozbudowanym opcjom można dowolnie zapełniać.

Jak to działa: podobnie jak Jamboard MIRO jest tablicą, z tym że nieograniczoną. Możesz dodawać do niej dowolną ilość elementów. Jeśli chcesz przetestować czy to narzędzie dla Ciebie to można zrobić 3 tablice na start i zaprosić do nich nieograniczoną liczbę uczestników. Powyżej tego limitu wchodzą płatne abonamenty.

Plusy: duża przestrzeń, duża ilość funkcji, która pozwala świetnie odtwarzać formatki do pracy na warsztatach czy w procesie. Ja ciągle odkrywam nowe rzeczy. Ale jest też sporo narzędzi typowo moderatorskich takich jak możliwość ustawienia zegarka, który pokazuje czas uczestnikom, czy głosowania na wybrane elementy tablicy co znacznie usprawnia selekcje. Tablice można porządkować w projekty, więc sprawdza się nawet w długich procesach. Moją ulubioną funkcją dostępną w opcji płatnej jest zdecydowanie to, że po wybraniu opcji udostępniania, każdy mający link może edytować po kliknięciu nie trzeba zakładać konta itp. Proste!

Do czego można wykorzystywać narzędzie:

• do pracy na warsztatach – w DTI tworzymy wtedy oddzielną tablicę dla każdego z zespołów.
• do pracy w procesie na spotkaniach roboczych – wtedy najczęściej w mniejszym zespole pracujemy na jednej tablicy i wszyscy widzimy efekty wspólnej pracy
• w prototypowaniu do tworzeniu schematów, storyboardów, moodboard’ów (dzięki Aplikacją: Icons i Google Image Search można łatwo wstawiać dowolne ikony i zdjęcia już poziomu MIRO)
• w selekcji – dzięki opcji głosowania
• w pracy na warsztacie narzędziami DT – w opcji Templates jest dostępnych dużo darmowych i całkiem fajnie przygotowanych wzorów np. Mapy Empatii

Uwaga na: 

• MIRO na początku często stwarza barierę ze względu na dużą ilość funkcji (w widoku na start mamy dostępne minimum 2-3 menu narzędziowe) i swoje nieograniczony obszar. Warto na początku spotkania/ warsztatów poświęcić czas na wdrożenie w to narzędzie. Szczególnie polecam pokazać jak poruszać się po MIRO i dokładać kolejne opcje stopniowo od najbardziej intuicyjnych karteczek (post-it’s)

Ciekawostka:

• #MIRO czy #MURAL – przekonaj się sam! Funkcje zbliżone, a są orędownicy jednego lub drugiego. Nam wybór MIRO przyszedł sam – przetarg pomógł nam wybrać. A potem już poszło. 🙂 Powyższe wskazówki do MURAL’a też są adekwatne.
• raporty z warsztatów w MIRO – to łatwe! wystarczy wyeksportować .pdf w dowolnym rozmiarze, ale zachęcam aby wszystkie elementy zrobić na ramkach (Frame) inaczej .pdf

3. MENTIMETER – głosowanie na żywo i nie tylko…

Jeszcze przed lockdown’em wykorzystywałam MENTIMETER na większych konferencjach, spotkaniach do interakcji z publicznością. Proste pytanie, logujemy się na menti.com, podajemy numer i możemy oddać nasz głos. Pomagało to obudzić uczestników, pokazać że mają wpływ no i nie ukrywam… przykuwało uwagę! Teraz w on-line działa podobnie, ale można wykorzystywać je szerzej.

Jak to działa: MENTIMETER ma zarówno wersję darmową jak i płatną. Można w tej podstawowej stworzyć prezentacje z bardzo różnym mechanizmem – pytań otwartych/ zamkniętych i w paru różnych layoutach. Po przygotowaniu prezentacji, która w opcji darmowej może składać się z max. 3 slajdów o różnym układzie, dostępne jest głosowanie.

Plusy: 

• bardzo duże możliwości – od zrobienia burzy mózgów – przez szybkie testy – po podsumowanie warsztatów (zbieranie informacji na koniec np. w formule Podobało mi się)
• wygodny – uczestnicy mogą głosować/ pisać korzystając z telefonu
• dostępny – działa prawie wszystkim
• niezawodny

Do czego można wykorzystywać:

• najczęściej korzystamy przy testowaniu (zarówno w procesach jak i w warsztatach) – od prostego głosowania na pomysł po możliwość ustawienia suwaków z kryteriami i bardzo szczegółowa ocena pomysłu
• do generowania pomysłów – w formule pytań otwartych
• do podsumowania warsztatów/ procesu

Uwaga na:

• wersja bezpłatna – ograniczenie do 3 pytań czasami jest utrudnieniem

Ciekawostka: 

• Mentimeter daje możliwość wyeksportowania wyników do .pdf i też do arkusza kalkulacyjnego