1. Gdzie jest przycisk “mute”?

Gdy dwa tygodnie temu prowadziłam pierwsze warsztaty stacjonarne pojawiły się emocje prawie takie jakbym to robiła po raz pierwszy. Lekki stresik czy on-line zupełnie nie zmienił mojego moderatorskiego warsztatu. Przełożyło się to na odruch zapytania grupy na początku czy mnie dobrze słychać i widać. Oprócz uśmiechu na twarzy uczestników pojawiły się też refleksje czy można na chwilę wyłączyć kamerę i jak wyglądają reakcje na żywo. Zdecydowanie największą tęsknotę wywołał jednak brak przycisku “mute”. Nie tylko w opcji wyciszenia się gdy nie mam nic do powiedzenia, ale też unikania niechcianych dźwięków z tła czy pogaduszek. Od razu w mojej głowie pojawił się pomysł, aby zrobić takie przyciski dla uczestników albo tabliczki, tak aby dać sygnał moderatorowi, że potrzebujemy chwili ciszy. 

Ja z kolei z perspektywy moderatora  zatęskniłam za kontrolą nad czasem spędzonym w pokojach przez zespoły i wracaniem, czyli kończeniem założonych partii o czasie. Zauważyłam jak bardzo komfortowa jest ta opcja np. w Zoomie, że za 60 sekund wszyscy pojawiają się w pokoju głównym i możemy kontynuować współpracę. Wniosek - warto zadbać o wyraźne sygnalizowanie końca czasu pracy w grupie. Po czasach warsztatów on-line mamy nowe nawyki, np. że moderator nad tym czuwa, albo to że zespołom zajmuje więcej czasu, aby zamknąć dany etap i przejść w tryb słuchania prowadzącego. 

Dodatkowo praca w pokojach bez nadzoru/ ciągłego udziału prowadzącego dawała przestrzeń na dyskusję i poruszanie kontrowersyjnych tematów i zagadnień albo po prostu pracę w stylu jaki zespół preferuje. Tu od razu pojawił mi się pomysł aby swobodniej zarządzać przestrzenią. Dlatego pojawiają się teraz sugestie, że zespół może na dany etap przenieść się - do innego pomieszczenia/ do innego miejsca na większej sali. Tak, aby czuli, że są praktycznie sami i mogą równie swobodnie generować pomysły jak w pokojach. A rola moderatora? Nie przeszkadzać ;), pilnować czasu i zrozumienia na danym etapie. 

2. Tęsknota za MIRO

Jednym z największych plusów w pracy on-line jest dla mnie z pewnością łatwość dokumentacji. Gdy zaangażujesz jako moderator swój czas w przygotowanie przestrzeni do pracy dla zespołu - np. w Google Jamboard lub MIRO czy MURAL to raport jest prawie gotowy. Praca też idzie sprawniej, ponieważ mamy łatwy dostęp do wcześniejszych etapów. Wygodniej też udostępniać materiały osobom niezaangażowanym w sam warsztat zapraszając ich do naszej wirtualnej tablicy. Przygotowując swój pierwszy od ponad roku warsztat stacjonarny lekki dreszcz moderatorski poczułam na myśl o spisywaniu raportu. Warto wtedy pomyśleć: “Jak mogłabym zadbać o taką łatwość mapowania i raportowania efektów warsztatu stacjonarnego jak on-line pracując np. w MIRO?”. U mnie od razu pojawił się pomysł, żeby zadbać o fizyczne formatki na każdy etap pracy zespołu. Potem w scenariuszu dopisałam sobie, aby przypominać zespołom o:

- wypełnianiu ich w czytelny sposób

- zachowaniu formatek - tak aby nie zniknęły w śmieciach

A dla moderatora wskazówka - zrobić zdjęcie po każdym etapie pracy zespołów. W ten sposób praca z dokumentacją jest trochę łatwiejsza. Dodatkowo warto nagrywać też prezentacje zespołów np. w obszarze prototypów.
 

3. Szybkie testy…,  jeszcze szybciej! 

Pracując na warsztatach on-line zaobserwowałam, że dynamika i energia prowadzącego przekłada się wprost na zaangażowanie i efektywność uczestników. Dlatego często zadawaliśmy sobie pytanie:
Jak na warsztacie on-line zrobić coś szybciej/ ciekawiej/ dynamiczniej/ prościej?
To co sprawdzało się off-line, czyli np. testy w formule podobało mi się/ chciałbym... mówione na głos, okazywało się w moim odczuciu trochę nużące w on-line. Chcąc to usprawnić testowaliśmy różne opcje:

• częściowo mówiony/ częściowo pisany na chacie

• jedna osoba mówi na głos/ reszta na chacie

• piszemy karteczki na MIRO

itp.

W moim odczuciu najbardziej efektywna okazała się opcja karteczkowa wklejana na MIRO. Przez to nie tylko zespół dostawał dokładne cytaty od testerów ale też większa ilość osób (a często każdy) na tym etapie był zaangażowany. Dodatkowo fajnie działało wybranie paru dominujących wątków przez moderatora i odczytanie ich na głos. A co najważniejsze czas był krótszy, a zespół dostawał bogaty i różnorodny feedback. Dlaczego różnorodny? Uczestnicy widząc, że wątek pojawiał się na innych karteczkach wyszukiwali inne, a przy tamtym dawali tylko symbol +1. 

Zdecydowałam się na test w off-line czy taka forma testów się też sprawdzi. Tym bardziej, że miałam komplet uczestników - 4 zespoły, a każdy prezentował 2 prototypy. Zrobienie tego w prostej formie karteczek pisanych z symbolem serca dla części „Podobało mi się” i z chmurą dla części „Chciałabym/ Chciałbym” okazało się strzałem w 10. Nie tylko zespół dostał dużo różnych opinii, ale też każdy był bardziej zaangażowany. A całość o wiele bardziej dynamiczna, również przez element wklejania karteczek. 

Na koniec jeszcze jeden wniosek. Po ponad roku pracy metodą design thinking on-line pozwolę sobie stwierdzić, że i zdalnie i stacjonarnie może być efektywnie. A sukces nadal zależy od przygotowania moderatora. Warto być jednak bardziej wyrozumiałym, gdyż rzeczywistość pracy off-line po takim czasie jest po prostu nowa. Tak więc warto dodać uczestnikom 1-2 minuty więcej na każde zadanie. 

A jakie są wasze doświadczenia przenoszenia doświadczeń warsztatów on-line na off-line? 
 

Autorką artykułu jest Katarzyna Talaga-Korcz.