Usprawnianie i efektywność to słowa odmieniane przez wszystkie przypadki w różnych kontekstach biznesowych. Mnie też zaraziły. Od studiów marzyłam, żeby tworzyć systemy, które przetrwają pokolenia i po latach nadal będą wręcz matematycznie piękne i zrozumiałe dla kolejnych użytkowników.
Przez pięć lat zdobywałam te kompetencje na bardzo wymagających studiach graphic design w Academy of Art University w San Francisco. Ale, dopiero dobre 10 lat później, zachwyciłam się tym co stworzył d.school na Stanfordzie - narzędzia do przekazania założeń tej idei światu biznesu, w sposób kompaktowy i uniwersalny, czyli po prostu design thinking. Bo już nie wystarcza, że projektant potrafi zaprojektować rozwiązania odpowiadające na potrzeby użytkownika, cały zespół projektowy, od zarządu po wdrażających, powinien mieć w tym swój udział i mówić jednym językiem.
To co narzędzia design thinking zmieniły w tworzeniu nowych usług czy produktów, to przede wszystkim usystematyzowały proces wymyślania „Co jeszcze moglibyśmy zaoferować naszym klientom?”. Wskazały konkretne działania i pytania, które należy zadać na odpowiednim etapie. Pomagają zespołom określić kroki milowe i uzgodnić cele.
A czym są te narzędzia? Najczęściej to bardzo mało wyrafinowana tabelka, do której wypełnienia dążymy na danym etapie. Można ją oczywiście pięknie narysować, ozdobić i pokolorować, żeby było przyjemniej, ale sprowadza się to i tak do wypełnienia treści podczas wspólnej pracy. Jest to określenie z czym chcemy skończyć dany etap. I tak po kolei:
- etap Empatii, kończymy z listą potrzeb użytkowników
- Diagnozę Problemu - z konkretnym wyzwaniem projektowym
- Generowanie Pomysłów - z określoną liczbą pomysłów w określonym stadium
- Prototypowanie - z określoną liczbą prototypów i planem testów
- Testowanie - z konkretnymi wytycznymi do kolejnych iteracji
W zależności od złożoności problemu, możemy dzielić etapy na podetapy, prace na mniejsze segmenty i tworzyć własne narzędzia. Wszystko to po to, żeby systematyzować dyskusje zespołu i kierować fokus na cel przedsięwzięcia. Narzędzia dodają klarowności naszym pracom, jak również uwidaczniają proces tworzenia. Wypełnianie pól karteczkami, segregowanie i układanie w hierarchię jest bardziej porządkujące od samej dyskusji. Pozostawia ślady.
Stosowanie narzędzi może bardzo ułatwić prace moderatorowi procesu czy szefowi projektu. Przy okazji, cały wypracowany materiał jest idealnym podsumowaniem projektu. Jednak wartością podstawową jest wspólne zrozumienie sekwencji przyczynowo-skutkowej przez każdego z uczestników. Decyzje w trakcie projektu nie były podjęte arbitralnie, ale z głębokim zrozumieniem potrzeb użytkowników i w odniesieniu do zasobów i możliwości organizacji. To z kolei, buduje poczucie współodpowiedzialności i troski o efekty.
Bardzo zachęcam do poświęcenia czasu przed każdym etapem na dobre dobranie narzędzi, albo na tworzenie własnych. Wierzę, że każda jednostka czasu włożona w narzędzia przez lidera przed procesem skutkuje oszczędnością wielu jednostek czasu zespołu, jak również wielu frustracji i nieporozumień. To po prostu usprawnia. Powodzenia!
